Introducción
Aunque toda la moda de análisis de datos se ha llevado por delante muchos de los informes que hasta ahora se sacaban desde los propios ERPs y CRMs (si bien éstos se resisten a ello sacando módulos de reporting avanzados), sigue siendo necesario, para comunicarse con clientes o proveedores fundamentalmente, sacar ciertos informes imprimibles (aunque sea en formato PDF). Es por ello que en Segula hemos encontrado útil hacer uso del recurso de Plantilla de Documento que viene ya integrado en Microsoft Dynamics CRM.
Esta herramienta te permite crear informes sin necesidad de tener conocimientos avanzados de programación, ni SQL ni nada del estilo. Un usuario avanzado del CRM podría crear o modificar uno sin problema.
Cómo se hace
Pongámonos manos a la obra.
- Primero necesitamos descargarnos una plantilla Word desde Dynamics CRM que ya contenga el origen de datos del que queremos tirar integrado. Para ello vamos a Configuración -> Plantillas.
- Desde ahí nos vamos a Plantillas de Documento.
- Y, en la ventana que nos aparece con la lista de plantillas actuales, pulsamos sobre Nuevo.
- Escogemos Plantillas de Word, la Entidad sobre la que queremos trabajar (sacar datos para poner en el informe) y pulsamos sobre Seleccionar Entidad.
- En la siguiente pantalla, por tanto, podemos seleccionar aquellas entidades relacionadas con la entidad principal de las que también queremos hacer uso de sus datos en la plantilla. En este caso escogemos las entidades de Cuenta y Usuario Propietario de la Oportunidad. Una vez tenemos todo lo necesario seleccionado, podemos pulsar sobre Descargar Plantilla.
- Guardamos el fichero generado en nuestro equipo.
- Abrimos el fichero con Word y hacemos visible la pestaña de Programador en caso de que no lo esté ya. Dentro de esa pestaña seleccionamos la opción de Panel de asignación de XML.
- En el panel que aparece en la derecha escogemos el XML que empieza por urn.
- Vamos creando nuestra plantilla añadiendo elementos estáticos (imágenes, textos) y campos dinámicos que rellenará el CRM cuando ejecutemos el informe. Para añadir campos del CRM escogemos el campo que queremos añadir (en este caso accountidname, es decir el nombre de la cuenta asociada a la Oportunidad), la opción de Insertar control de contenido y el tipo de dato que queremos insertar (en este caso Texto enriquecido).
- Vamos procediendo así hasta que tengamos nuestra plantilla terminada.
- Volvemos a la pantalla del CRM en la que estábamos y pulsamos sobre la opción del menú de arriba de CARGAR PLANTILLA.
- Seleccionamos nuestro fichero y damos a Cargar.
- Actualizamos los datos del informe si queremos, como el nombre, por ejemplo, y guardamos la nueva plantilla.
- ¡Y listo! Ahora si nos vamos a una vista de Oportunidades y seleccionamos una podemos ver que en el menú de arriba tenemos la opción de Plantillas de Word -> Nombre de nuestra plantilla. Y nos descargará un fichero Word como el de nuestra plantilla pero con los datos rellenados con la información de esa Oportunidad.
- Primero necesitamos descargarnos una plantilla Word desde Dynamics CRM que ya contenga el origen de datos del que queremos tirar integrado. Para ello vamos a Configuración -> Plantillas.
Conclusión
Como digo, no es una opción que nos vaya a ayudar en análisis de datos pero sí puede ser útil de cara a que podamos generar informes imprimibles para enviar de manera interna o externa. Que por mi experiencia veo que siguen siendo muy utilizados en la mayoría de PYMEs. Seguramente sea por ello que sistemas como Microsoft Dynamics CRM ofrezcan este tipos de facilidades para crearlos.
Y puede ser una forma de liberar de carga de trabajo al departamento de IT pasando el trabajo de realizar la plantilla (o el diseño al menos) al departamento que demande el informe y una manera de hacer más independientes a los usuarios.